Digitaal aanwezigheidsbord: wat zijn de mogelijkheden?

Wie is er vandaag op kantoor? Welke BHV’ers zijn aanwezig? En welke vergaderruimtes zijn beschikbaar? Een digitaal aanwezigheidsbord geeft medewerkers snel inzicht in mensen en ruimtes. Zeker bij hybride werken of meerdere locaties kan dat veel duidelijkheid geven. Maar wat kun je er precies mee?

Wat is een digitaal aanwezigheidsbord?
Een digitaal aanwezigheidsbord laat zien welke medewerkers en bezoekers aanwezig zijn. Aanmelden kan bijvoorbeeld via een app, de receptie of een touchscreen. De informatie wordt direct bijgewerkt en kan op verschillende plekken binnen de organisatie beschikbaar zijn.

Dat is vooral handig wanneer medewerkers wisselend op kantoor werken of wanneer je meerdere locaties hebt. Ook voor de BHV kan actuele aanwezigheidsinformatie belangrijk zijn. Zo weet je bij een calamiteit beter wie zich in het gebouw bevindt en welke BHV’ers aanwezig zijn.

Welke mogelijkheden zijn er?
Een aanwezigheidsbord kan meer zijn dan een digitale versie van het bekende bord bij de ingang. Afhankelijk van de organisatie kun je verschillende toepassingen combineren:

• Aanwezigheidsregistratie: inzicht in aanwezige medewerkers en bezoekers.

• BHV-informatie: snel zien welke BHV’ers aanwezig zijn en wie zich in het gebouw bevindt.

• Digitaal informatiebord: informatie tonen over bijvoorbeeld bezoekers, interne mededelingen of beschikbare ruimtes.

• Vergaderruimte reserveringssysteem: inzicht geven in vrije en bezette vergaderruimtes en medewerkers ruimtes laten reserveren.

Welke functies je nodig hebt, hangt af van hoe mensen binnen je organisatie werken. Een kantoor met veel flexwerkers vraagt bijvoorbeeld om andere informatie dan een locatie waar dagelijks veel bezoekers binnenkomen.

Waar let je op bij het kiezen?
Begin daarom niet bij het scherm of de techniek. Kijk eerst naar de dagelijkse praktijk. Wie gebruikt het aanwezigheidsbord? Welke informatie moet direct zichtbaar zijn? En moet het systeem samenwerken met andere oplossingen, zoals een vergaderruimte reserveringssysteem?

Gebruiksgemak is daarbij belangrijk. Medewerkers moeten snel begrijpen wat ze moeten doen en de informatie moet actueel blijven. Dat past bij hoe Wuestman naar AV kijkt: eerst de ruimte, processen en gebruikers begrijpen en daarna bepalen welke techniek daarbij past.

Zo wordt een digitaal aanwezigheidsbord geen los systeem aan de muur, maar een hulpmiddel dat mensen helpt om prettiger en overzichtelijker samen te werken.

Benieuwd welke mogelijkheden passen bij jouw organisatie? We denken graag met je mee.